+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Какие регламенты должны быть в организации

Какие регламенты должны быть в организации

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ. Прокомментируем перечисленные характеристики процесса.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документы организации: И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование. Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации см.

Пример 2. Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента.

Это значительно сокращает время согласования проекта договора. Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров.

В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования см. Пример 3 , а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа см. Пример 4. Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе.

При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства начальника договорного отдела. При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства договорного отдела исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование.

Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений.

Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий.

Это целесообразно, так как в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников при направлении в командировку, нахождении на больничном , имеющих право визирования договоров, не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно.

Образец приказа приведен в Примере 5. Заключение договора подписание и заверение печатью Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства или работниками договорного отдела для подписания. Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности.

Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов: Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы.

При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается: Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6.

Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов. Право подписания договора имеют: Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника. Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия.

Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится.

В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые: Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации см.

Примеры 7 и 8. В обоих случаях сделки будут недействительны. Пример 7 Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 рублей.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет ст. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна.

Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника см.

Пример В службе делопроизводства договорном отделе должны храниться копии или оригиналы доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров см.

Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров см. Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров образец см.

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности.

Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия болезни, нахождения в командировке и т.

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства договорный отдел может быть возложена функция по их подготовке.

Письма представляются на подпись руководителювместе с проектом договора. Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации.

Печать ставится на договор при: Регистрация договоров Все подписанные руководителем предприятия уполномоченным лицом договоры передаются в службу делопроизводства договорный отдел для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь,что не всегда является удобным см.

Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: На практике возможен другой способ присвоения договору номера: При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата см.

В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом см. При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа см.

Пример 15 Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде.

Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

Контроль исполнения документов

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Делопроизводство может быть: Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел. Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия.

Документооборот в территориально-распределенной компании

Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок продажи автомобиля. Порядок действий процедуры продажи авто.

СВК п. Постановлением Правительства от

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3.

Особенно это относится к тем управленческим бизнес-процессам, в которых принимают участие несколько подразделений. Для того, чтобы все подразделения компании работали слажено в таких бизнес-процессах необходима четкая регламентация этих процессов и контроль за исполнением данных регламентов.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Гарантийное письмо от собственника Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником Документы по основной деятельности Лицензии и разрешения Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование. Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации см.

Документы, которые должны быть у ООО

.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

.

Регла́мент (от фр. règlement). Документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников они могут быть отменены только органами конституционного надзора. органов, учреждений, организаций (например, Генеральный регламент.

Документооборот договоров: мастер-класс

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ДОКУМЕНТЫ ПО ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ - КОМПЛЕКТ ДЛЯ ПРОВЕРКИ
Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Фелицата

    Видимо хорошо живёт, раз его всё устраивает. Значит тоже жрёт в три горла. И никак понять не может что, если человека довели до состояния когда ему уже нечего терять, ему страх уже не помеха, а сила которая движет им. И если митинг перерастет в бунт, то такому человеку будет всё равно где он находится во время бунта в середине или с краю. Пусть об этом беспокоятся космонавты, потому что если они не перейдут на сторону митингующих и окажут сопротивление защищая этот поганый режим, значит с ними поступят точно также как собираются поступить с режимом, то есть сметут нахрен и всего делов. И никакие сраные законы не помогут, потому что их отменят сразу, как только зашатается и рухнет вся эта гнилая крамола.

  2. terstude

    Завтра еду воевать в мвидео!

  3. intilan

    А кто платить будет, у кого есть деньги. За ремень штраф можно и лимон лупануть. Только платить никто его не будет. А черепа у пластмассовых не железные, а крошить будут!

  4. Влада

    Український номер це не щастя,просто автомобіль стає беспечним,зменшуються шкідливі викиди в атмосферу і о чудо злочини скоєні на автомобілях з українськими номерами моментально розкриваються по словах дебілів з ВР.

  5. Фатина

    Ебанутые жиды. мне насрать на бляхеров, кто создавал ебанутые законы, а именно (пример в Украину приехали два иностранца , один попадает в больницу (на которого авто то другой не может этим авто ехать (штраф). Украина в Европу? в Африку бля.

  6. Альбина

    Хотелось бы узнать от вас о проверке документов в общественном месте от патрульных в комендантский час.

  7. Родион

    Что значит надо обращаться в правоохранительные органы , если они же и вымогают? В этой дурацкой стране творится беззаконие! А за советы спасибо!

  8. tersloran

    Определение Конституционного суда РФ

  9. toaverwa

    Сейчас банки уточняют отдельным пунктом, что Заемщик согласен с передачей его персональных данных, а так же прав требования долга третьим лицам, в том числе не имеющим банковской лицензии. У коллекторов быть не может никакой банковской лицензии.